Soms krijg je van alle kanten werk naar je hoofd geslingerd. Soms slinger je dat werk zelfs naar je eigen hoofd toe. Deadlines op werk, reageren op appjes, de was doen, de kat eten geven, de hoeveelheid taken die je op een dag af werkt is al gauw een lange waslijst. Op zich is daar niks mis mee, maar een gebrek aan overzicht kan resulteren in een flinke dosis stress.
De oplossing? Prioriteiten stellen. Het is misschien wel de belangrijkste timemanagement vaardigheid. Prioriteiten stellen is niets anders dan voorkeur geven aan de zaken die belangrijk zijn. Hoe kun je efficiënt met je tijd omgaan en afronden wat je gedaan wilt krijgen?
“Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent”, is een beroemde uitspraak van de voormalige president van Amerika Dwight D. Eisenhower. Zijn theorie is simpel. Taken zijn belangrijk of onbelangrijk en taken zijn urgent of niet urgent. De belangrijke, urgente taken wil je als eerst oplossen. Maar de winst is te vooral te behalen in de onbelangrijke urgente taken.
Dat zijn dingen die tussendoor komen, zoals een belletje van een collega of onaangekondigd bezoek. Het zijn onnodige interrupties die niet op je prioriteitenlijstje staan. Door deze interrupties loop je het risico dat je je eigen prioriteiten uit het oog verliest. Je kunt de invloed van deze taken verminderen door vaker ‘nee’ te zeggen, taken te delegeren en door praktische oplossingen, zoals het doorschakelen van je telefoon naar een collega, maximaal drie maal per dag je e-mail te checken of de deur van je kamer dicht te doen.
We dagen je daarom deze week uit om een prioriteitenlijstje te maken en je daar ook aan te houden. Een prioriteitenlijstje maken is simpel. Begin je week met alles op te schrijven dat je deze week verwacht te moeten gaan doen. Rangschik deze taken vervolgens op belangrijk/onbelangrijk en urgent/niet-urgent. Plan vervolgens genoeg momenten in om gefocust aan de taken met de hoogste prioriteit te werken. Dat belletje kan heus wel even wachten, als je net lekker in een flow zit. Succes!
