Dit zijn de algemene voorwaarden van Energy Up B.V., gevestigd aan de Baarnsche Dijk 4F, 3741 LR Baarn, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 75429756.

1. Definities en toepasselijkheid

1.1. In deze voorwaarden bedoelen we met:
a. Activiteit: een programma, evenement of dienst van Energy Up.
b. Algemene Voorwaarden: deze voorwaarden.
c. BW: het Burgerlijk Wetboek.
d. Opdrachtgever: een bedrijf of organisatie die een activiteit afneemt.
e. Deelnemer: iedereen die meedoet aan de activiteit.
f. Leverancier: een partij die spullen of diensten levert aan Energy Up.
g. Overeenkomst: de gemaakte afspraken tussen Energy Up en opdrachtgever.
h. Partijen: Energy Up en de opdrachtgever samen.

1.2. Woorden in enkelvoud gelden ook voor meervoud en andersom. “Hij” geldt ook voor “zij”.

1.3. Met “offerte” bedoelen we ook “aanbieding”. Met “schriftelijk” bedoelen we ook communicatie per e-mail.

1.4. Deze voorwaarden gelden voor alle offertes en overeenkomsten, tenzij we schriftelijk iets anders afspreken.

1.5. Voorwaarden van de opdrachtgever gelden niet.

2. Offertes

2.1. Een offerte is vrijblijvend en kan altijd worden ingetrokken, ook als er een geldigheidsduur bij staat. Zelfs als je de offerte al hebt geaccepteerd, kan Energy Up deze binnen 7 dagen nog intrekken.

2.2. Offertes zijn 14 dagen geldig, tenzij anders vermeld.

2.3. Als er een duidelijke fout in de offerte staat die je had kunnen begrijpen, geldt die fout niet.

2.4. Ga je akkoord met de offerte maar verander je details, dan zijn wij daar niet automatisch aan gebonden.

2.5. Boek je een activiteit binnen 1 week voor de start, dan rekenen wij € 75 reserveringskosten extra.

2.6. Prijzen zijn exclusief btw en bijkomende kosten (zoals reis-, verblijf- of administratiekosten), tenzij anders vermeld.

2.7. Een prijsopgave geldt alleen voor de hele activiteit, niet voor delen daarvan. Offertes gelden ook niet automatisch voor nieuwe opdrachten.

3. Totstandkoming van de overeenkomst

3.1. De overeenkomst ontstaat zodra de opdrachtgever de offerte accepteert.

3.2. Dit moet schriftelijk gebeuren.

3.3. Energy Up mag werk uitbesteden aan leveranciers.

4. Wijziging van de overeenkomst

4.1. Energy Up kan de overeenkomst wijzigen bij belangrijke omstandigheden en meldt dit meteen.

4.2. Tot 5 dagen voor de activiteit mogen prijzen worden aangepast door veranderingen in vervoerskosten, belastingen of wisselkoersen.

4.3. Bij wijziging in groepsgrootte mag de prijs per deelnemer aangepast worden.

4.4. Tot 2 weken voor de activiteit mag je het aantal deelnemers met maximaal 20% verminderen. Energy Up past de prijs hierop aan. Komt er een deelnemer bij, dan gaat de prijs omhoog.

4.5. Als het aantal deelnemers met meer dan 20% daalt, zien wij dat deel boven de 20% als een annulering. Voor dat deel gelden de annuleringsregels van artikel 8.

4.6. Wijzigingen die je pas binnen 3 werkdagen voor de activiteit doorgeeft, kunnen extra kosten opleveren. Deze zijn minimaal € 50.

4.7. Als je de datum van de activiteit wilt verplaatsen, rekenen wij wijzigingskosten van 5% van de totaalprijs (minimaal € 50), of de werkelijke kosten als die hoger zijn. Dit moet schriftelijk worden doorgegeven. Eventuele verschuldigde voorschotten moeten direct worden betaald. 

Er kan worden afgezien van wijzigingskosten indien:

• De activiteit over 4 weken of langer plaatsvindt.
• Energy Up aangeeft dat er nog geen kosten zijn gemaakt.
• Er sprake is van overmacht (zie artikel 8.3)

5. Verklaring van opdrachtgever

5.1. Degene die namens de opdrachtgever handelt, wordt geacht gemachtigd te zijn.

5.2. Wie namens deelnemers boekt, is volledig verantwoordelijk voor naleving van de overeenkomst door alle deelnemers.

5.3. De opdrachtgever verklaart:
a. op de hoogte te zijn van de zwaarte, moeilijkheidsgraad en risico’s van de activiteit;
b. medische of conditionele bijzonderheden van deelnemers vooraf te melden;
c. dat deelnemers in staat zijn om veilig mee te doen;
d. dat er een passende verzekering is;
e. dat deelnemers vooraf deze voorwaarden kennen, vooral artikel 5 en 6.

6. Begeleiding en uitvoering

6.1. Deelnemers doen mee op eigen risico.

6.2. Tijdens de activiteit moeten aanwijzingen van Energy Up en leveranciers altijd worden opgevolgd.

6.3. Als een deelnemer zich misdraagt, hinder veroorzaakt of gezondheidsproblemen heeft, kan deze van verdere deelname uitgesloten worden. Kosten hiervan zijn voor de opdrachtgever.

7. Betaling, rente en incassokosten

7.1. Betaling gebeurt binnen 14 dagen na factuurdatum op het rekeningnummer van Energy Up.

7.2. Energy Up kan een voorschot vragen tot 50% van het totaalbedrag. Zonder tijdige betaling mag Energy Up annuleren en gemaakte kosten in rekening brengen.

7.3. Indien een coach of begeleider van Energy Up meer dan 1,5 uur reistijd heeft vanaf ons kantoor in Baarn naar de locatie, en:

• de activiteit start om 10.00 uur of eerder, of de coach/begeleider uiterlijk om 9.30 uur aanwezig dient te zijn voor voorbereiding, of
• de activiteit eindigt om 21.00 uur of later, of de coach/begeleider na 21.30 uur nog aanwezig dient te zijn voor afbouw,

dan kunnen overnachtingskosten bij de opdrachtgever in rekening worden gebracht.

• Indien een coach of begeleider van Energy Up meer dan 3,5 uur reistijd heeft vanaf ons kantoor in Baarn naar de locatie kunnen er ongeacht het tijdstip van de activiteit altijd overnachtingskosten bij de opdrachtgever in rekening worden gebracht.

7.4. Extra kosten (bijvoorbeeld catering of transport) worden achteraf gefactureerd.

7.5. Bij te late betaling ben je direct in verzuim en betaal je wettelijke rente + 1% per maand (minimaal € 50), plus incassokosten.

8. Annulering

8.1. Annuleren of verplaatsen zonder nieuwe datum moet altijd schriftelijk. De kosten zijn als volgt:

• Annuleer je meer dan 8 weken van tevoren, dan betaal je alleen de al gemaakte kosten.
• 8 tot 4 weken van tevoren: 25% van de prijs.
• 4 tot 2 weken van tevoren: 60% van de prijs.
• 14 tot 7 dagen van tevoren: 85% van de prijs.
• Binnen 1 week: 100% van de prijs.

8.2. Voor hotels en horeca gelden hun eigen voorwaarden.

8.3. Bij overmacht (zoals natuurgeweld, epidemie, overheidsmaatregelen of stakingen) mag Energy Up annuleren. Betaalde voorschotten worden teruggestort minus gemaakte kosten.

8.4. Energy Up hoeft geen extra schadevergoeding te betalen (bijvoorbeeld reiskosten van deelnemers).

9. Aansprakelijkheid

9.1. Schade door deelnemers aan spullen van Energy Up of leveranciers wordt door opdrachtgever vergoed.

9.2. Energy Up vergoedt schade alleen als het haar schuld is, behalve bij:
a. fouten van de opdrachtgever of deelnemers, zoals het niet luisteren naar aanwijzingen, het niet tijdig aanleveren van gegevens of het verstoren van het programma;
b. fouten van derden die wij niet konden voorkomen;
c. onvoorziene gebeurtenissen;
d. overmacht.

9.3. De aansprakelijkheid van Energy Up is beperkt tot maximaal driemaal de prijs van de activiteit, of het bedrag dat onze verzekering uitkeert (als dat hoger is). Dit geldt niet bij opzet of grove schuld.

9.4. De aansprakelijkheid van Energy Up is te allen tijde beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door haar aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd.

Energy Up is niet aansprakelijk voor schade die buiten de dekking, voorwaarden, uitsluitingen of het dekkingsgebied van haar verzekering valt.

Aanspraken die onder een verplichte buitenlandse verzekering vallen of onder buitenlands recht buiten het verzekerde dekkingsgebied zijn uitgesloten.

9.5. Onder directe schade vallen alleen kosten voor vaststelling, herstel of beperking van schade.

9.6. Energy Up is niet aansprakelijk voor indirecte schade (zoals winstverlies of bedrijfsstilstand).

9.7. Bij letsel of overlijden is de aansprakelijkheid maximaal € 1.000.000, tenzij sprake is van opzet of grove schuld.

9.8. Schade die door de verzekering van opdrachtgever of deelnemer wordt gedekt, vergoeden wij niet.

9.9. Energy Up is niet aansprakelijk voor schade bij alcohol- of drugsgebruik door deelnemers.

9.10. Ook leveranciers vallen onder deze beperking: Energy Up is niet aansprakelijk voor hun fouten.

10. Klachten en vervaltermijn

10.1. Klachten moeten binnen 5 werkdagen na de activiteit schriftelijk worden ingediend.

10.2. Klachten schorten de betalingsverplichting niet op.

10.3. Vorderingen tegen Energy Up of leveranciers verjaren na 1 jaar.

11. Auteursrecht en intellectueel eigendom

11.1. Energy Up behoudt alle rechten volgens de Auteurswet.

11.2. Alles wat wij ontwikkelen (ideeën, activiteiten, concepten) blijft eigendom van Energy Up.

12. Geheimhouding

12.1. Beide partijen moeten vertrouwelijke informatie geheimhouden en alleen gebruiken waarvoor deze is verstrekt.

12.2. Als de wet of rechter ons verplicht vertrouwelijke informatie te delen, zijn wij niet aansprakelijk voor schade die daardoor ontstaat.

12.3. Energy Up mag de naam van de opdrachtgever (bijvoorbeeld in een klantenlijst of op de website) vermelden, tenzij we vooraf iets anders afspreken.

13. Privacy

13.1. Energy Up verwerkt persoonsgegevens volgens de AVG en gebruikt passende beveiliging.

13.2. Persoonsgegevens van deelnemers worden alleen gebruikt voor uitvoering van de overeenkomst, afhandeling van klachten of nieuwsbrieven (na aanmelding).

14. Overige bepalingen

14.1. Overdragen van rechten of plichten aan derden mag alleen met schriftelijke toestemming van Energy Up.

14.2. Bepalingen die van kracht moeten blijven na afloop van de overeenkomst, blijven gelden.

14.3. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig als ze schriftelijk zijn vastgelegd.

14.4. De administratie van Energy Up geldt als bewijs, tenzij het tegendeel bewezen wordt. Elektronische communicatie telt ook als bewijs.

14.5. Als een bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige voorwaarden gelden. Energy Up vervangt de bepaling door een geldige die zoveel mogelijk hetzelfde doel heeft.

15. Geschilbeslechting en toepasselijk recht

15.1. Op alle overeenkomsten en voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.

15.2. Geschillen worden in eerste instantie behandeld door de bevoegde rechter in Utrecht.

1. Definitions and applicability

1.1 In these General Terms and Conditions, the following definitions apply:
a. Activity: any program, event, workshop, or service provided by Energy Up.
b. General Terms and Conditions: these terms and conditions.
c. Dutch Civil Code: the Dutch Civil Code (Burgerlijk Wetboek).
d. Client: any legal entity or organization entering into an agreement with Energy Up.
e. Participant: any individual participating in an Activity.
f. Supplier: any third party engaged by Energy Up to perform services or supply goods.
g. Agreement: the agreement concluded between Energy Up and the Client.
h. Parties: Energy Up and the Client jointly.

1.2 References to the singular include the plural and vice versa. References to persons include all genders.
1.3 References to “quotation” include “offer”. References to “in writing” include electronic communication, including email.
1.4 These General Terms and Conditions apply to all quotations, agreements, and Activities, unless expressly agreed otherwise in writing.
1.5 Any general terms and conditions of the Client are expressly excluded.

2. Quotations

2.1 All quotations are non-binding and may be withdrawn by Energy Up at any time. Energy Up reserves the right to withdraw a quotation within seven (7) days after acceptance in the event of demonstrable errors, inaccuracies, or unforeseen circumstances.
2.2 Quotations are valid for fourteen (14) days unless stated otherwise.
2.3 Obvious clerical or calculation errors are not binding.
2.4 Acceptance of a quotation subject to amendments or deviations does not bind Energy Up unless confirmed in writing.
2.5 Activities booked within one (1) week prior to commencement are subject to an additional reservation fee of €75.
2.6 All prices are exclusive of VAT and additional costs, including but not limited to travel, accommodation, and administrative expenses, unless explicitly stated otherwise.
2.7 Quotations apply to the Activity as a whole and do not apply automatically to future assignments.

3. Formation of the Agreement

3.1 The Agreement is concluded upon written acceptance of the quotation by the Client.
3.2 Energy Up is entitled to engage Suppliers for the performance of the Agreement.

4. Amendments to the Agreement

4.1 Energy Up may amend the Agreement due to material or unforeseen circumstances and shall notify the Client without undue delay.
4.2 Prices may be adjusted up to five (5) days prior to the Activity due to changes in transportation costs, taxes, levies, or exchange rates.
4.3 Changes in the number of Participants may result in a proportional adjustment of the price.
4.4 Up to two (2) weeks prior to the Activity, the number of Participants may be reduced by up to twenty percent (20%) without penalty.
4.5 Any reduction exceeding twenty percent (20%) shall be deemed a partial cancellation and subject to Article 8.
4.6 Amendments communicated within three (3) business days prior to the Activity may incur additional costs of at least €50.
4.7 Rescheduling an Activity is subject to amendment costs of five percent (5%) of the total price (minimum €50), or the actual costs incurred if higher. Amendment costs may be waived if no costs have been incurred, the Activity is scheduled more than four weeks in advance, or in case of force majeure.

5. Representations of the Client

5.1 Any person acting on behalf of the Client is deemed duly authorized.
5.2 The Client remains fully responsible for compliance by all Participants.
5.3 The Client represents and warrants that:
a. it is aware of the nature, intensity, and inherent risks of the Activity;
b. all relevant medical or physical conditions of Participants are disclosed in advance;
c. Participants are fit to participate safely;
d. appropriate insurance coverage is in place;
e. Participants have been informed of these General Terms and Conditions.

6. Supervision and execution

6.1 Participation in the Activity is at the Participant’s own risk, to the extent permitted by law.
6.2 Instructions issued by Energy Up and its Suppliers must be strictly followed.
6.3 Energy Up reserves the right to exclude Participants in case of misconduct, disruption, or health and safety concerns. Any resulting costs shall be borne by the Client.

7. Payment, interest, and costs

7.1 Invoices are payable within fourteen (14) days of the invoice date.
7.2 Energy Up may require an advance payment of up to fifty percent (50%). Failure to pay entitles Energy Up to suspend or cancel the Agreement.
7.3 Overnight accommodation costs may be charged where travel time exceeds reasonable limits, as specified in the quotation or Agreement.
7.4 Additional costs will be invoiced subsequently.
7.5 Late payment results in immediate default, statutory interest plus one percent (1%) per month (minimum €50), and reasonable collection costs.

8. Cancellation

8.1 Cancellation must be made in writing. The following fees apply:

• More than 8 weeks: incurred costs only

   

• 8–4 weeks: 25%

   

• 4–2 weeks: 60%

   

• 14–7 days: 85%

   

• Less than 7 days: 100%

8.2 Third-party services are subject to their own conditions.
8.3 In case of force majeure, Energy Up may cancel the Agreement. Paid advances will be refunded minus incurred costs.
8.4 Energy Up is not liable for consequential damages such as participant travel expenses.

 

9. Liability

9.1 Damage caused by Participants shall be compensated by the Client.
9.2 Energy Up is liable only for direct damage caused by its own fault, excluding liability arising from third parties, Participants, unforeseen events, or force majeure.
9.3 Energy Up’s liability is limited to the higher of three (3) times the contract value or the amount paid out by its insurer, except in cases of intent or gross negligence.

9.4 Energy Up’s liability is at all times limited to the amounts covered and paid out under its applicable business liability insurance.

Energy Up shall never be liable for any damage, loss, or claim that falls outside the scope, terms, conditions, exclusions, or territorial coverage of its insurance policy.

Claims subject to mandatory foreign insurance schemes or foreign jurisdiction outside the insured coverage area are expressly excluded.
9.5 Energy Up is not liable for indirect or consequential damages.
9.6 Liability for personal injury or death is limited to €1,000,000, unless caused by intent or gross negligence.
9.7 Damage covered by insurance of the Client or Participant is excluded from compensation.

10. Complaints and limitation

10.1 Complaints must be submitted in writing within seven (7) business days after the Activity.
10.2 Complaints do not suspend payment obligations.
10.3 Claims expire one (1) year after the date of the Activity.

11. Intellectual property

11.1 All intellectual property rights remain vested in Energy Up.
11.2 Concepts, content, and materials developed by Energy Up may not be reproduced without prior written consent.

12. Confidentiality

12.1 Confidential information shall be kept strictly confidential.
12.2 Mandatory disclosure by law does not give rise to liability.
12.3 Energy Up may use the Client’s name for reference purposes unless agreed otherwise.

13. Privacy

13.1 Personal data is processed in accordance with the GDPR.
13.2 Data is used solely for execution of the Agreement and related communications.

14. Miscellaneous

14.1 Assignment requires prior written consent.
14.2 Invalid provisions do not affect the validity of the remaining provisions.
14.3 These General Terms and Conditions constitute the entire agreement regarding their subject matter.

15. Governing law and jurisdiction

15.1 These General Terms and Conditions are governed by Dutch law.
15.2 Any dispute shall be submitted to the competent court in Utrecht, the Netherlands.